Viele Unternehmen haben ihre Verträge längst digitalisiert und pflegen Dokumente in einem DMS, auf Netzlaufwerken oder in SharePoint. Trotzdem tauchen dieselben Fragen immer wieder auf:
- Welche Verträge laufen nächstes Jahr aus?
- Welche Verträge verlängern sich automatisch?
- Welche Lieferanten haben Zugriff auf sensible Daten?
- Welche Verträge enthalten bestimmte Sicherheitsanforderungen?
- Welche Vereinbarungen müssen aufgrund neuer regulatorischer Anforderungen überprüft werden?
Die Informationen sind zwar vorhanden, aber sind meist in hunderten oder tausenden Dokumenten verteilt. Genau hier verändert Künstliche Intelligenz das Vertragsmanagement. Besonders bei der KI-gestützten Vertragsprüfung steht nicht der gesamte Vertrag im Fokus, sondern die gezielte Analyse einzelner Klauseln und Verpflichtungen.
Warum Unternehmen den Überblick über ihre Verträge verlieren
Mit steigender Unternehmensgröße wächst nicht nur die Anzahl der Verträge, sondern auch deren Komplexität. Ein typisches Unternehmen verwaltet Verträge aus unterschiedlichsten Bereichen:
- Lieferantenverträge
- Wartungsverträge
- Software- und Cloud-Verträge
- Rahmenverträge
- Dienstleistungsverträge
- Miet- und Leasingverträge
- Datenschutzvereinbarungen
Häufig kommen diese Dokumente aus unterschiedlichen Quellen und wurden über Jahre hinweg von verschiedenen Abteilungen erstellt oder verwaltet.
Dadurch entstehen typische Probleme: Vertragsinformationen werden in Excel gepflegt., Fristen werden manuell überwacht, Vertragswissen liegt bei einzelnen Mitarbeitenden, Klauseln unterscheiden sich von Vertrag zu Vertrag und Vertragsbestände wachsen schneller als die verfügbaren Ressourcen.
Spätestens wenn Compliance-Anforderungen, Audits oder Unternehmensübernahmen hinzukommen, wird die manuelle Verwaltung schnell unübersichtlich.
Warum klassische Vertragsdatenbanken häufig nicht ausreichen
Viele Unternehmen erfassen bereits grundlegende Vertragsdaten, wie Vertragspartner, Laufzeit, verantwortliche Personen, Vertragswert und/oder Status. Diese Informationen helfen bei der Verwaltung, beantworten jedoch häufig nicht die entscheidenden Fragen.
- Welche Verträge enthalten automatische Verlängerungen?
- Welche Dienstleister müssen Sicherheitsvorfälle melden?
- Welche Verträge enthalten Haftungsbeschränkungen?
- Wo wurden bestimmte Datenschutzklauseln vereinbart?
- Welche Verträge müssen aufgrund neuer regulatorischer Anforderungen überprüft werden?
Diese Informationen befinden sich meist ausschließlich im Vertragstext selbst und hier kommt die KI zum Einsatz.
Vertragsanalyse mit KI: Was moderne Systeme heute erkennen können
Moderne KI-Systeme können Vertragsinhalte automatisiert lesen und strukturieren und unterstützen somit dabei, relevante Informationen in großen Vertragsbeständen zu finden, zu vergleichen und auszuwerten.
Kündigungsfristen und Laufzeiten erkennen
Verträge enthalten häufig komplexe Regelungen zu Laufzeiten und Verlängerungen.
Beispielsweise:
Der Vertrag verlängert sich automatisch um weitere zwölf Monate, sofern nicht drei Monate vor Ablauf gekündigt wird. Während solche Formulierungen manuell gelesen und dokumentiert werden müssen, kann KI diese Informationen automatisiert erkennen und strukturiert bereitstellen. Dadurch lassen sich beispielsweise alle Verträge auf Knopfdruck identifizieren, deren Kündigungsfrist innerhalb der nächsten Monate erreicht wird.
Vertragsarten automatisch klassifizieren
In vielen Unternehmen werden Verträge unterschiedlich benannt oder abgelegt. Ein KI-System kann Dokumente anhand ihres Inhalts automatisch kategorisieren und beispielsweise zwischen folgenden Typen unterscheiden:
- Lieferantenvertrag
- Auftragsverarbeitungsvertrag
- Softwarelizenzvertrag
- Servicevertrag
- Wartungsvertrag
Dadurch wird die Suche und Auswertung großer Vertragsbestände natürlich deutlich einfacher.
Klauseln und Regelungen identifizieren
Viele Fragestellungen beziehen sich nicht auf den gesamten Vertrag, sondern auf einzelne Inhalte.
Beispiele:
- Haftungsregelungen
- Datenschutzvereinbarungen
- Service Level Agreements
- Geheimhaltungsvereinbarungen
- Sicherheitsanforderungen
- Auditrechte
KI kann entsprechende Passagen erkennen und Verträge mit ähnlichen Regelungen gruppieren. Dadurch müssen nicht hunderte Dokumente manuell durchsucht werden.
Von der Dokumentensuche zur Vertragsintelligenz
Im Zusammenhang mit KI wird häufig der Begriff „Contract Intelligence“ verwendet. Contract Intelligence beschreibt die Fähigkeit, Vertragsinformationen automatisiert auszuwerten, Zusammenhänge zu erkennen und Wissen aus großen Vertragsbeständen nutzbar zu machen.
Vertragsinhalte können automatisiert erschlossen und für Fachbereiche, Einkauf, Compliance oder Rechtsabteilungen nutzbar gemacht werden. Statt einen Vertrag manuell zu öffnen und nach bestimmten Passagen zu suchen, können Mitarbeitende Fragen direkt an den Vertragsbestand stellen:
- Welche Cloud-Dienstleister verarbeiten personenbezogene Daten?
- Welche Verträge enthalten Kündigungsfristen von mehr als sechs Monaten?
- Welche Lieferantenverträge laufen 2027 aus?
- Welche Vereinbarungen enthalten Verpflichtungen zur Meldung von Sicherheitsvorfällen?
Die KI durchsucht die Vertragsbestände und liefert die relevanten Dokumente oder Antworten. Dadurch verändert sich die Arbeitsweise grundlegend. Statt Dokumente zu suchen, arbeiten Fachabteilungen direkt mit den enthaltenen Informationen.
Welche Technologien hinter KI im Vertragsmanagement stehen
Die meisten Lösungen kombinieren mehrere Technologien miteinander.
OCR
Viele Verträge liegen als Scan oder PDF vor. Die Optical Character Recognition (OCR) wandelt diese Dokumente zunächst in durchsuchbaren Text um.
Natural Language Processing
Natural Language Processing (NLP) analysiert die Sprache und erkennt Zusammenhänge innerhalb des Vertragstextes. Dadurch können beispielsweise Vertragsparteien, Fristen oder Klauseln identifiziert werden.
Large Language Models
Moderne Sprachmodelle ermöglichen die Zusammenfassung von Verträgen, die Beantwortung von Fragen oder die Analyse komplexer Vertragsinhalte. Dadurch können auch umfangreiche Vertragswerke schneller ausgewertet werden.
Semantische Suche
Im Gegensatz zur klassischen Stichwortsuche sucht die semantische Suche nach der Bedeutung einer Anfrage. Ein Nutzer muss nicht exakt die verwendete Formulierung kennen, um relevante Verträge zu finden.
KI im Vertragsmanagement für Compliance und Regulierung
Ein weiterer Grund für den wachsenden Einsatz von KI im Vertragsmanagement sind regulatorische Anforderungen.
Unternehmen müssen heute zunehmend nachvollziehen können:
- Welche Dienstleister eingebunden sind
- Welche Verpflichtungen vereinbart wurden
- Welche Sicherheitsanforderungen gelten
- Welche Nachweise vorliegen
Beispiele sind:
- ISO 27001
- NIS2
- Datenschutzanforderungen
- Lieferantenmanagement
- Informationssicherheitsrichtlinien
Gerade bei großen Vertragsbeständen wird die manuelle Auswertung schnell zum Engpass. KI kann dabei helfen, relevante Verträge zu identifizieren und die benötigten Informationen schneller bereitzustellen.
Digitales Vertragsmanagement und KI ergänzen sich
KI kann Vertragsinhalte analysieren, Fristen erkennen und Informationen schneller verfügbar machen. Sie ersetzt jedoch kein strukturiertes Vertragsmanagement. Wenn Verträge verteilt abgelegt sind oder Informationen fehlen, stößt auch die beste KI an Grenzen. Der größte Nutzen entsteht dort, wo Verträge zentral verwaltet und die darin enthaltenen Informationen gezielt ausgewertet werden können.
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