Digitale Personalakte einführen 

Strukturierte HR-Dokumente, klare Prozesse und schneller Zugriff mit Unterstützung von KI – statt Papier, E-Mail und Excel.

In 30 Minuten klären wir:

  • Ob eine digitale Personalakte bei Ihnen sinnvoll ist
  • Wie eine passende Struktur aussehen kann
  • Welche Lösung zu Ihrer aktuellen Situation passt
BERATUNGSTERMIN BUCHEN
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 ✔ Alle HR-Dokumente an einem Ort  
 ✔ Klare Rechte- und Zugriffskonzepte
 ✔ Integration in bestehende Systeme

Die Lösung: Digitale Personalakte mit Doxis

Eine moderne digitale Personalakte basiert nicht nur auf Dateiablage, sondern auf einer Plattform, die Dokumente, Prozesse und Zugriffe zusammenführt.

  • ✔ Zentrale Verwaltung aller Mitarbeiterdokumente
  • ✔ Strukturierte Ablage statt individueller Ordner
  • ✔ Abbildung kompletter HR-Prozesse im System
  • ✔ Versionierung und Nachvollziehbarkeit von Änderungen
  • ✔ Klare Steuerung von Zugriffsrechten

Mit Doxis verbinden Sie:

  • Dokumentenmanagement
    Strukturierte Ablage aller Mitarbeiterdokumente
  • Workflow-Steuerung
    Abbildung von HR-Prozessen wie Onboarding, Änderungen oder Offboarding
  • Rechte- und Zugriffskonzepte
    Steuerung, wer welche Informationen sehen oder bearbeiten darf
  • Nachvollziehbarkeit
    Transparenz über Änderungen und Zugriffe
  • Integration in bestehende Systeme
    Anbindung an HR-Systeme, ERP oder Active Directory

Umsetzung mit Doxis als zentrale Plattform  

Mit Doxis setzen Sie Ihre digitale Personalakte strukturiert um – von der Dokumentenablage bis zur Prozesssteuerung.  

Zentrale Verwaltung aller Mitarbeiterdokumente

Strukturierte Abbildung von HR-Prozessen

Vollständige Nachvollziehbarkeit von Änderungen

Klare Steuerung von Zugriffsrechten

Skalierbarkeit für unterschiedliche Unternehmensgrößen

Integration in bestehende IT-Landschaften

Modernes Personalmanagement – mehr als digitale Ablage 

Digitale Personalakten sind heute nicht mehr nur ein Archiv für Dokumente. Sie bilden die Grundlage für strukturierte Prozesse, zentrale Daten und fundierte Entscheidungen im HR-Alltag. Eine moderne Lösung kombiniert mehrere entscheidende Fähigkeiten:

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Dokumente automatisch verstehen und zuordnen

  • Dokumente werden automatisch erkannt und klassifiziert
  • Inhalte werden ausgelesen und strukturiert bereitgestellt
  • Informationen stehen sofort zur Verfügung, ohne manuelle Suche

Mitarbeiterdaten sind nicht mehr verteilt, sondern direkt nutzbar

 

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Informationen aus Dokumenten direkt nutzen

  • Relevante Inhalte wie Verträge, Qualifikationen oder Fristen werden automatisch erfasst
  • Daten stehen direkt für Prozesse und Entscheidungen bereit
  • Manuelle Übertragung und Doppelpflege entfallen

HR arbeitet mit Informationen, nicht mit Dateien

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HR-Prozesse durchgängig digital abbilden

  • Onboarding, Änderungen und Offboarding laufen strukturiert im System
  • Prozesse werden abteilungsübergreifend gesteuert
  • Aufgaben und Zuständigkeiten sind klar definiert

kein E-Mail-Chaos, keine Medienbrüche

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Alle Informationen zentral und jederzeit verfügbar

  • Alle Mitarbeiterdokumente an einem Ort
  • Schneller Zugriff unabhängig von Standort oder System
  • Keine verteilten Ablagen oder Versionsprobleme

Informationen sind sofort verfügbar, wenn sie gebraucht werden

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Systeme verbinden statt Insellösungen nutzen

  • Onboarding, Änderungen und Offboarding laufen strukturiert im System
  • Prozesse werden abteilungsübergreifend gesteuert
  • Aufgaben und Zuständigkeiten sind klar definiert

kein E-Mail-Chaos, keine Medienbrüche

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Compliance und Datenschutz systematisch umsetzen

  • revisionssichere Archivierung
  • Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
  • kontrollierter Zugriff auf sensible Daten

Sicherheit ist nicht manuell, sondern im System verankert

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Automatisierung reduziert manuellen Aufwand

  • wiederkehrende Aufgaben laufen automatisch
  • Dokumente werden ohne manuelle Ablage verarbeitet
  • Workflows beschleunigen die Bearbeitung

weniger Aufwand im Alltag, mehr Zeit für strategische Aufgaben

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Zentrale Datenbasis für bessere Entscheidungen

  • alle relevanten Informationen sind aktuell und konsistent
  • keine widersprüchlichen Daten oder veralteten Versionen
  • Entscheidungen basieren auf vollständigen Informationen

HR wird datenbasiert statt reaktiv

So unterstützen wir Sie beim Einstieg in Doxis:

01.

Wir analysieren, wie Ihre Personalakten aktuell organisiert sind 

02.

Wir zeigen, wie eine strukturierte digitale Personalakte mit Doxis aussieht

03.

Sie erhalten konkrete Einblicke in Funktionen und Umsetzung

04.

Sie wissen, wie die nächsten Schritte konkret aussehen

FAQ

Was bringt eine digitale Personalakte konkret im Alltag?

 Weniger Suchaufwand, klar strukturierte Dokumente und nachvollziehbare Prozesse.
HR spart Zeit, Informationen sind schneller verfügbar und Abläufe werden standardisiert.

Ist eine digitale Personalakte auch für kleinere Unternehmen sinnvoll?

 Ja. Gerade bei wachsender Mitarbeiterzahl entstehen schnell unübersichtliche Ablagen.
Eine strukturierte Lösung verhindert, dass sich manuelle Prozesse verfestigen.

Wie hilft Doxis bei der digitalen Personalakte konkret?

 Doxis verwaltet Mitarbeiterdokumente zentral, bildet HR-Prozesse im System ab und stellt sicher, dass Informationen jederzeit strukturiert verfügbar sind.

Wie werden Zugriffsrechte geregelt?

 Zugriffe lassen sich granular steuern, sodass nur berechtigte Personen bestimmte Informationen einsehen oder bearbeiten können.

Kann Doxis in bestehende HR-Systeme integriert werden?

Ja. Doxis lässt sich in bestehende HR-Systeme, ERP oder Active Directory integrieren.

Wie lange dauert die Einführung einer digitalen Personalakte?

 Das hängt von der bestehenden Struktur ab.
Mit einer klaren Vorbereitung kann der Einstieg schnell erfolgen, oft ohne großen Umbruch im laufenden Betrieb.

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